Melyek a hiteles, elektronikus aláírás előnyei a terepen végzett munkák során?

A terepen dolgozó szakemberek – például szerelő, futár, értékesítő, kárfelmérő vagy bármely szolgáltató munkatárs – nap mint nap találkoznak olyan helyzetekkel, ahol valamilyen dokumentumot alá kell íratni az ügyféllel. A digitalizáció terjedésével ma már természetes elvárás lenne, hogy ezek a folyamatok teljes mértékben papírmentessé váljanak. Ennek ellenére sok vállalat szembesül azzal a problémával, hogy a klasszikus, tanúsítvány alapú, elektronikus aláírási megoldások terepen nem működnek. Cikkünkben bemutatjuk, miért jelent ezzel szemben hatékony alternatívát az elektronikus aláírás alkalmazása.

Miért ütközik akadályokba a tanúsítvány alapú aláírás, és miért működik a hiteles kézi elektronikus aláírás?

A tanúsítvány alapú aláírásnak különböző, digitális korlátai jelennek meg a terepen végzett munkakörnyezetben. A minősített vagy fokozott biztonságú elektronikus aláírás a digitális világ egyik legerősebb azonosítási módja. A probléma azonban nem csak a technológiában, hanem annak használhatóságában rejlik.

1. A kapcsolat hiánya: mobilinternet vagy eszközprobléma

A tanúsítvány alapú aláírás minden esetben online kapcsolatot igényel (mivel akkor online módon kell az aláírás előtt (is) ellenőrizni, hogy érvényes-e a tanúsítvány), így a tanúsítvány alapú aláírási folyamatok többsége valamilyen kommunikációt vesz igénybe. A terepen ez gyakran akadozhat:

• gyenge mobilinternet,
• nincs az ügyfélnek aláírásra alkalmas készüléke,

Ha a folyamat nem folytatható offline, az aláírás nem fog megtörténni, így a munka sem teljesülhet, akár még egyszer ki kell menni.

2. A tanúsítványhoz szükséges eszközök ritkán állnak rendelkezésre

A tanúsítvány alapú aláíráshoz az ügyfélnek saját elektronikus aláírási eszközzel kell rendelkeznie – például eSzemélyivel, chipkártyával, tokennel vagy mobilaláírással. Azonban a terepen elért ügyfelek túlnyomó többségének nincs ilyen eszköze, vagy egyszerűen nem képes azt használni az adott pillanatban.

3. Az ügyfél digitális felkészültsége változó

A tanúsítvány alapú aláírás feltételezi, hogy az ügyfél tisztában van a saját tanúsítványával, tudja használni, érti a folyamatot. Ez a valóságban nem mindig teljesül. A terepen dolgozó munkatársak arról számolnak be, hogy sok ügyfél:

• nem tudja, van-e tanúsítványa,
• régi mobil eszközzel rendelkezik, ami nem is biztos, hogy „okos”,
• nem tudja a PIN-kódját,
• kényelmetlenül érzi magát a digitális folyamatok végrehajtása közben.

Mindez jelentősen lassítja vagy ellehetetleníti az aláírást.

Melyek a hiteles kézi elektronikus aláírás előnyei terepen?

A hiteles kézi elektronikus aláírás (biometrikus kézírási adatokon alapuló aláírás) a természetes aláírási mozdulatot digitalizálja. Ugyanúgy működik, mint amikor az ügyfél papíron aláír – csak az aláírás digitális felületen valósul meg. Ez a módszer több szempontból is ideális terepen végzett munkakörnyezetben.

1. Nem igényel tanúsítványt vagy előkészületet

Elektronikus aláírás alkalmazása esetén az ügyfélnek nincs szüksége saját eszközre, PIN-re vagy tanúsítványra. Elég egy tablet vagy telefon és egy érintőceruza (vagy az ügyfél ujja). Így a terepen a folyamat egyszerű és azonnal végrehajtható.

2. A hiteles kézi aláírás bizonyító erejű

A biometrikus adatok – például az aláírás alatt kifejtett nyomás, az aláírás sebessége, vagy az érintőceruza /ujj gyorsulása – rögzítésével az aláírás jogi szempontból erős bizonyító erővel rendelkezik, és per esetén igazságügyi szakértő bevonásával vizsgálható.

3. A folyamat egyszerű és mindenki számára ismerős

Az ügyfelek természetes módon értik és elfogadják a kézi aláírást. A folyamat:

1. Az ügyfél látja a dokumentumot.
2. A kijelölt helyen aláír.
3. A rendszer rögzíti a biometrikus adatokat és a dokumentumot lezárja.

Ebben az egyszerű elektronikus aláírási folyamatban tehát nincs tanulási görbe, és technikai nehézség sem áll fenn, amelyek akadályoznák az aláírás létrejöttét.

4. Az elektronikus aláírás offline is működik

A CollectSign megoldás által biztosított hiteles kézi aláírási megoldás offline-kompatibilis. A terepen ez hatalmas előny, hiszen az aláírás:

• hálózat nélkül is rögzíthető,
• a dokumentum később, online kapcsolat esetén kerül feltöltésre.

5. Gyorsabb, gördülékenyebb, azonnali eredmény

Amíg a tanúsítvány alapú aláírás akár percekig tartó technikai procedúra lehet, a kézi elektronikus aláírás másodpercek alatt megvan. A munkatársak így hatékonyabban tudnak dolgozni, kevesebb papíros adminisztrációval.

Miért a hiteles kézi elektronikus aláírás alkalmazása a jó irány a terepen dolgozó számára?

A tanúsítvány alapú aláírás technológiailag kifinomult, azonban terepen – ahol az ügyfél felkészültsége, az eszközök rendelkezésre állása és az időhatékonyság mind döntő tényezők – egyszerűen nem működik megbízhatóan és nem hatékony.

A hiteles kézi elektronikus aláírás cégek számára ezzel szemben:

• minden ügyfélnél alkalmazható,
• nem igényel speciális eszközt vagy előfeltételt,
• gyors, természetes és hatékony,
• jogilag erős, bizonyítható eredményt ad.

A terepen végzett munka tömeges papírmentessége csak úgy valósulhat meg, ha a folyamat az ügyfél számára is egyszerű és hozzáférhető. A hiteles kézi elektronikus aláírás ezt a megoldást nyújtja – ott is, ahol a tanúsítvány alapú digitális aláírás gyakorlatilag használhatatlan.

Hol alkalmazható az elektronikus aláírás terepen?

1. Kiszállási munkalapok és teljesítésigazolás – szerviztechnikusok

A helyszíni szerelések, javítások végén a munkalap aláíratása gyorsan kell, hogy működjön. Az ügyfelek döntő többsége nem rendelkezik tanúsítvánnyal, viszont kézzel, táblagépen könnyedén aláírnak, így az elektronikus aláírás alkalmazása kézenfekvő megoldás.

2. Kárfelmérési jegyzőkönyvek – biztosítók

Autó- vagy ingatlankár esetén a helyszínen, mobilhálózat elérése nélkül is rögzíthető aláírásra van szükség. A hiteles kézi elektronikus aláírás offline is működik, ellentétben sok tanúsítványos folyamattal.

3. Helyszíni értékesítés – megrendelések, szerződéskötés

Gázkazán, napelemes rendszer, nyílászáró, biztosítás, vagy bármilyen otthoni szolgáltatás megrendelésekor a helyszínen kötött szerződés gyors, hiteles aláírást követel. A tanúsítványos aláírás az ügyfelek 90 százalékánál sajnos nem opció, a fent említett okok miatt.

4. Ingatlankezelők helyszíni jegyzőkönyvei (átadás-átvétel, állapotfelmérés)

A lakások, üzlethelyiségek, raktárak átadásához kapcsolódó dokumentumokat egyszerre több fél írja alá – tanúsítványtól függetlenül. A kézi hiteles elektronikus aláírás ez esetben is az egyetlen praktikus megoldás.

5. Egészségügyi helyszíni szolgáltatások – betegfelvétel, hozzájáruló nyilatkozat

Otthonápolás, mentési dokumentáció vagy mobilszűrések esetén a páciensek az adott helyszínre igen ritkán viszik magukkal a tanúsítványukat. A kézi aláírás azonban mindenki számára érthető és gyors megoldást jelent.

6. Logisztikai, raktári átadás-átvételi jegyzőkönyvek

Kamionrakodás, árumozgatás során az idő az egyik legkritikusabb tényező. A dolgozók és partnerek nem fognak tanúsítványokkal bajlódni a munkafolyamat során, viszont kézzel könnyen aláírnak digitálisan.

7. Közműcégek helyszíni beavatkozási vagy ellenőrzési jegyzőkönyvei

Villany-, gáz-, vízóracsere, ellenőrzés vagy beavatkozás után a fogyasztótól is kötelező aláírást kérni. A tanúsítvány hiánya miatt itt a kézi elektronikus aláírás az egyetlen valós megoldás a hétköznapokban.

Ismerd meg a CollectSign megoldását, mely a hiteles elektronikus kézi aláírást biztosítja. Kérj személyre szabott konzultációt vagy élő bemutatót, és nézd meg, mennyire egyszerűen integrálható saját fejlesztésű szolgáltatásunk a rendszeredbe: sales@alairom.hu +36 70/610 6963