Kérdezz-Felelek / Második fejezet /

Az alairom.hu alkalmazás ma már egyre több cégnek és magánszemélynek nyújt megoldást a költséghatékony és rugalmas elektronikus aláírással. Adásvételi szerződések megkötésénél, biztosítási ügyintézésnél, külföldi tartózkodásnál, betegség esetén és számos más esetben is nagy segítségünkre lehet alkalmazás használata. Az előző hónapban indított új rovatunkkal a leggyakrabban felmerülő kérdésekre adunk választ, és reméljük, hogy a mostani, második rész is hasznos információkkal fog szolgálni. 

Van-e arra lehetőség, hogy egy vállalkozáson belül a munkaügyi és pénzügyi papír alapú adminisztrációt kiváltsa az alairom.hu alkalmazás? Hiteles elektronikus dokumentumnak minősülnek-e ezek az iratok?

Mindkét kérdésre a válasz egyértelműen igen! 

A legtöbb vállalkozás életében előbb vagy utóbb felmerül a kérdés, hogy milyen módon lehetne az adminisztratív kötelezettségeket, folyamatokat egyszerűsíteni, gyorsítani és költséghatékonyabbá tenni. Az ezen területeken való eredményesség érdekében is érdemes a digitalizáció felé nyitni. Ebben nyújt segítséget az alairom.hu CollectSign szolgáltatása, az alairom.hu alkalmazás! A vállalkozások belső folyamataiban, számlázási, könyvelési programjaiban előállított munkaügyi és pénzügyi dokumentumok szinte teljes mértékben kiválthatóak az alkalmazással, így jelentős mértékű nyomtatási, postázási és bérköltség takarítható meg.  

Fontos tudni, hogy az elkészült elektronikus dokumentumok pár kattintással előhívhatóak, megtekinthetőek és hatósági ellenőrzés esetén bemutathatóak. A minősített tanúsítvánnyal és időbélyeggel ellátott biometrikusan (kézi) aláírt elektronikus dokumentum megfelel a Ptk. elektronikus dokumentumra vonatkozó jogszabályi előírásoknak, valamint az EU eiDAS rendeletében meghatározott fokozott biztonságú aláírásra vonatkozó tartalmi és formai kritériumoknak, így teljes bizonyító erejű magánokiratnak számít! 

Milyen papír alapú dokumentumokat cserélhetünk le elektronikus iratokra az alkalmazással a munkaügy területén?  

A munkáltatói jogkört gyakorló vállalkozások számára jogszabályok írják elő, hogy milyen dokumentumokat lehet, kell és kötelező alkalmazni. Egyre több olyan innovatív digitális megoldás születik, amelyek alkalmazásának lehetőségét a jogalkotók is támogatják, és jogszabályi helyeket biztosítva egyre nagyobb teret kap az elektronikus dokumentumok használata, a digitális aláírás alkalmazása. Ezen a jogszabályi helyek alkalmazásában nyújt segítséget és támogatást az alairom.hu CollectSign elektronikus dokumentumok szolgáltatása. 

Példaként néhány alapvető dokumentum a lehetőségek széles tárházából: 

-fizetési jegyzék / bérjegyzék, tájékoztatás a tárgyhavi bérszámfejtésről, levont adókról
-M30-as adóigazolás
-munkáltatói igazolások pl. hitelfelvételhez, óvodai igazoláshoz stb. (kereseti igazolás, levont járulék igazolás, munkaviszony igazolás stb.)
-belépés nyomtatványai (munkavállalói tájékoztató, munkaszerződés, munkaköri leírás – és ezek módosításai, éves szabadság értesítő)
-kilépés nyomtatványai (járulékigazolás, munkaviszony igazolás stb.)

Milyen digitális dokumentumok könnyíthetik meg a munkát szállítmányozási területen?

A szállítmányozással foglalkozó vállalkozásoknak szintén komoly jogszabályi kötelezettségeknek kell megfelelniük, melyek tetemes mennyiségű papírmunkát igényelnek. A logisztikai menedzsment legnagyobb kihívása, hogy a beszerzés, elosztás, szállítás, anyagmozgatás, raktározás, készletgazdálkodás stb. tevékenységeket a legköltséghatékonyabb megoldással támogassa. Ebben nyújt segítséget az alairom.hu CollectSign elektronikus dokumentum szolgáltatása, amely a jogszabályban meghatározott digitális aláírással látja el a szükséges nyomtatványokat, dokumentumokat, így a továbbiakban már nem csak a gyorsaság, hanem a költséghatékonyság is vezető szerephez juthat a vállalkozás életében. 

A fontosabb dokumentumok, amelyeket digitálisan is lehetséges rögzíteni: 

-szállítólevelek 
-szerződések 
-kiadási és bevételezési bizonylatok
-selejtezési jegyzőkönyvek
-leltározási dokumentumok

Térjünk ki néhány lényeges fogalomra is, melyek  az alairom.hu alkalmazás kapcsán alapvetőek, gyakran előkerülnek, és jó velük tisztában lenni: mit jelentenek pontosan az elektronikus aláírás és biometrikus aláírás kifejezések?

Az elektronikus aláírás olyan elektronikus adat, amelyet más elektronikus adatokhoz csatolnak, illetve logikailag hozzárendelnek, és amelyet az aláíró aláírásra használ.

A biometrikus aláírás a kézi aláírás digitalizálását jelenti, olyan viselkedés alapú biometrikus technika, amely a személy viselkedését vizsgálja a kézírásos aláírás dinamikája alapján, így technológia segítségével hitelesen lehet rögzíteni az aláírást az adott dokumentumhoz és személyhez.

Mit jelent a minősített vagy fokozott biztonságú elektronikus aláírás?

A minősített elektronikus aláírás olyan fokozott biztonságú elektronikus aláírás, amelyet minősített elektronikus aláírást létrehozó eszközzel állítottak elő, és amely elektronikus aláírás minősített tanúsítványon alapul.

A fokozott biztonságú elektronikus aláírás olyan elektronikus aláírás, amely kizárólag az aláíróhoz köthető, alkalmas az aláíró azonosítására, olyan elektronikus aláírás létrehozásához használt adatok felhasználásával hozzák létre, amelyeket az aláíró nagy megbízhatósággal kizárólag saját maga használhat, olyan módon kapcsolódik azokhoz az adatokhoz, amelyeket aláírtak vele, hogy az adatok minden későbbi változása nyomon követhető.

Bízunk benne, hogy a fenti, digitális aláírással kapcsolatos információk hasznosak voltak, és egyre több  cég és magánszemély veszi igénybe az alkalmazást, amelyre már nem mint egy jövőbeli megoldásra gondolunk, hanem a jelen korszerű és környezettudatos lehetőségét jelenti. 

Ha további kérdéseid lennének, vagy egyéb információra van szükséged, fordulj hozzánk alábbi e-mail címen: info@alairom.hu.

A következő, 3. Kérdezz-felelek részben egy kicsit részletesebben kitérünk a CollectSign szolgáltatásra, jobban elmélyülünk a szakmai-jogszabályi kérdésekben, valamint foglalkozunk a “hitelesítési szolgáltató” fogalom körrel, az időpecsét fogalmával és még sok hasznos témával: https://www.alairom.hu