Kérdezz – Felelek /nyolcadik fejezet/

Ebben a sorozatrészben bemutatjuk, hogy az alapvető funkciókon kívül milyen egyéb hasznos tulajdonságai vannak az alkalmazásnak. Úgymint a dokumentumok keresése, rendszerezése  vagy például a tömeges kiküldésre való lehetőség stb. 

Mikrovállalkozásként is igénybe tudom venni az alairom.hu szolgáltatását?

Válasz: IGEN

A CollectSign szolgáltatásunkat éppen a mikro-, kis- és középvállalkozások felhasználói részére fejlesztettük le, hogy azon vállalkozások is állíthassanak elő elektronikus dokumentumot, amelyek nem rendelkeznek saját, céges vállalatirányítási rendszerekkel. 

A CollectSign szolgáltatás nem csak hitelessé teszi, tanúsítvánnyal és időbélyeggel látja elektronikus dokumentumot?

Válasz: NEM

A CollectSign szolgáltatás egy komplex elektronikus aláírás folyamat menedzser, amely pl. a Word-dokumentumban elkészített szerződés PDF-fájlá történő átalakítását követően folyamatról-folyamatra viszi végig a felhasználót a dokumentum elektronikus aláírásáig, beleértve az elektronikus dokumentum postázását, e-mailben történő megküldését az érintettek/aláírók részére.

A CollectSign rendszerben lehetőség van a dokumentumok különböző mappákban történő megtekintésére, rendszerezésére, keresésére, és a dokumentumok Excel-kimutatásként exportálhatóak is. A munkafolyamatokban résztvevőket különböző szintű felhasználói jogosultságokkal láthatjuk el, valamint a dokumentumok címkézéssel saját projektként kezelhetőek. Személyhez és területekhez rendelhetjük a dokumentumokat, így megkönnyítve a felhasználhatóságot és a kereshetőséget is. 

A dokumentum mappákban bármire kereshetünk, szűrhetünk?

Válasz: Részben IGEN

A CollectSign rendszerben főleg azon kimutatásokra, legyűjtésekre lehet szűrni, amelyek a használhatóságot, gyors ügyintézést segítik. Ilyen lehet például a dokumentum névre, az aláíró nevére, dátumra, a folyamat állapotára (folyamatban lévő, befejezett aláírás stb.) történő keresés. A keresett eredmények Excel-formátumban exportálhatóak, így külön kimutatások is készíthetőek.

Az elkészült/aláírt dokumentumokat tárolja is a CollectSign rendszer?

Válasz: IGEN

A CollectSign rendszerben készített és aláírt dokumentumokat a befejezéstől számított egy év időtartamra díjmentesen tároljuk. Az egy év leteltét követően szívesen segítünk az elektronikus dokumentum archiválásában.

A dokumentumokat csak egyesével van lehetőségem aláírásra kiküldeni?

Válasz: NEM

A CollectSign rendszerből lehetőség van pl. a munkaszerződéseket, munkaszerződés-módosításokat  vagy tetszőlegesen bármilyen PDF-dokumentumot nem csak egyesével kiküldeni a munkavállalóknak vagy a partnerek részére. Egy excel fájlban a kötelező mezők kitöltésével egy gombnyomással több száz érintett részére egyszerre kiküldhető és elindítható az aláírási folyamat. Minden vállalkozó részéről ismert az M30-as nyomtatvány, amely néhány kattintással feltölthető és kiküldhető a munkavállalók részére. Nem beszélve az ÁSZF vagy egyéb kötelező tájékoztató nyilatkozatokra, amelyek szintén tömegesen néhány kattintással kiküldhetőek az érintetteknek.

Felmerül még benned néhány kérdés? Célszerű lesz a kérdezz-felelek bejegyzésekből indított sorozatunkat nyomon követni, hiszen minden fontos kérdésre kielégítő szakmai választ nyújtunk! Ha szükséged lenne még néhány információra, ne habozz! Írd meg nekünk, miben segíthetünk, és lehet, hogy a következő körben a te kérdésedet dolgozzuk fel: info@alairom.hu