Papírmentes és környezetbarát iroda? – Ez csak természetes!

Az irodai munka hagyományosan rengeteg papírral jár, de a modern technológiai megoldásoknak köszönhetően egyre több munkahelyen törekednek a papírmentességre és a környezetbarát működésre. Mi is nem egyszer hangsúlyoztuk már, hogy a papírmentes iroda nemcsak a környezet védelmét szolgálja, hanem hatékonyabbá és költséghatékonyabbá is teszi a munkavégzést. Nézzük meg, milyen módszerekkel érhetjük el ezt a célt.

Elektronikus aláírások és digitális dokumentumok használata

Az egyik legnagyobb lépés a papírmentesség felé az elektronikus (digitális, biometrikus) aláírások, valamint a vállalaton belüli digitális dokumentumkezelések bevezetése. Az elektronikus aláírások nemcsak időt takarítanak meg, hanem jogilag is elfogadottak, és biztosítják a dokumentumok hitelességét. Az alairom.hu oldalon elérhető CollectSign szolgáltatás egyben biztosítja a papírmentességet és a Ptk., valamint az elektronikus dokumentumokra vonatkozó EU eiDAS rendeletében a fokozott biztonságú aláírásokra meghatározott tartalmi és formai kritériumoknak való megfelelősséget.

Felhőalapú tárhelyek és együttműködési platformok

A felhőalapú szolgáltatások alkalmasak a dokumentumok biztonságos tárolására és megosztására, így nincs szükség papíralapú nyilvántartásokra. Az alairom.hu és a CollectSign webes alkalmazás az Infoscope Kft. szolgáltatása, amely a Microsoft AZURE felhőben fut, és a PDF formátumú dokumentumok elektronikusan történő aláírás folyamatát támogatja.

Ezen felhőalapú szolgáltatások nemcsak a papírfelhasználást csökkentik, hanem lehetővé teszik az adatokhoz való hozzáférést bárhonnan és bármikor. A felhőszolgáltatások biztonságosak, skálázhatók és segítik a munkatársak számára az együttműködést. A CollectSign szolgáltatás böngésző alapú (Chrome, Edge, Firefox, Safari) szolgáltatási felületet biztosít az aláírási folyamatok kezelése mellett az ügyfeleihez/felhasználóihoz kapcsolódó beállításokhoz, a munkatársak felvételéhez, előre meghatározott szerepkör alapú jogosultságok beállításához, a folyamatokhoz tartozó címkék kezeléséhez.

E-mail és digitális kommunikáció előnyben részesítése

Az e-mailek és az egyéb digitális kommunikációs eszközök használata csökkenti a papírfelhasználást. A belső és külső kommunikációra használhatunk chat alkalmazásokat, melyek nem csak gyorsabbak, de környezetbarátabbak is, mint a papíralapú levelezés. A CollectSign szolgáltatás is a digitális kommunikációt helyezi előtérbe, mivel a távoli elektronikus aláírások esetén történő értesítést, valamint az aláírt, hitelesített elektronikus dokumentumok kézbesítését is e-mail felhasználásával végzi.

Környezetbarát irodai szokások kialakítása

A papírmentes iroda kialakításához fontos, hogy az egész csapat elkötelezett legyen a környezetbarát szokások mellett. Néhány javaslat:

●       Használjunk újrahasznosított anyagokat, ezekből készült eszközöket (papír, tintapatron, tollak, dossziék stb.).

●       Alkalmazzunk energiatakarékos eszközöket, és azokat használaton kívül kapcsoljuk ki.

●       Ösztönözzük a munkavállalókat, hogy környezetbarát közlekedési módokat válasszanak.

●       Kezeljük az irodai hulladékot szelektíven.

●    Népszerűsítsük az irodában a környezettudatosságot. Ösztönözzük a csapatot arra, hogy tegyenek lépéseket a környezet védelme érdekében.

● Törekedjünk a papírmentes dokumentumkezelésre a vállalkozásunk során. Ezek legyenek akár a szerződéskötések, az átadás-átvételi jegyzőkönyvek, a jelenléti ívek és minden olyan ügymenet, amelyben a nyomtatott papír kiváltható.

●       Vizsgáljuk meg, hogy a vállalkozásunkban lévő folyamatok, mennyire környezettudatosak és költséghatékonyak.

●  Kérd az alairom.hu munkatársainak segítségét, akik készséggel segítenek a legkedvezőbb, leghatékonyabb és leginkább költségbarát megoldások kiválasztásában és megvalósításában: https://alairom.hu/kapcsolat.html

A papírmentes és környezetbarát iroda kialakítása nem történik meg egyik napról a másikra, de a fent említett módszerek alkalmazásával jelentős lépéseket tehetünk a fenntarthatóság felé. Az elektronikus aláírások és a digitális megoldások bevezetése nemcsak környezetbarát, hanem gazdaságilag is előnyös, és hozzájárulhat egy hatékonyabb és modernebb munkahelyi környezet kialakításához. Tartsuk szem előtt, hogy minden apró lépés számít, és az összefogás révén közösen tehetünk egy jobb, zöldebb jövőért.

Ha számodra is fontos a környezet védelme és vállalkozásod fejlődése, mi segítünk üzleti dokumentumaid gyors és költséghatékony kezelésében, hiteles és biztonságos aláírásában. Keress minket az alábbi elérhetőségeken: e-mail: info@alairom.hu tel.: +36 70 / 610 6963