Jogilag érvényes? Amit minden cégvezetőnek tudnia kell az e-aláírásról

A digitalizáció egyre több vállalatvezető szembesít az elektronikus aláírás lehetőségével – és annak kihívásaival is. Az elektronikus aláírás kényelmes, gyors és modern megoldás, de sokakban felmerül a kérdés: vajon valóban jogilag érvényes? Használható szerződésekhez, megállapodásokhoz, belső dokumentációhoz? A válasz: igen – ha tudjuk, hogyan és milyen formában használjuk.

Mit jelent az elektronikus aláírás?

Az elektronikus aláírás egy digitális eszköz, amely hitelesíti az aláíró személyét és biztosítja, hogy a dokumentum nem módosult az aláírás óta. Fontos tudni, hogy nem minden e-aláírás egyforma: több típusa is létezik, és ezek jogi ereje eltérő lehet.

Az Európai Unió eIDAS rendelete három kategóriát határoz meg:

• Egyszerű elektronikus aláírás (SES) – például egy e-mail végén szereplő név vagy egy online mezőbe gépelt aláírás.
• Fokozott biztonságú elektronikus aláírás (AES) – az aláíró személyéhez egyértelműen kapcsolható, képes érzékelni a dokumentum módosítását, és jogilag teljesen egyenértékű a kézzel írott aláírással.
• Minősített elektronikus aláírás (QES) – hivatalosan elismert tanúsítással rendelkező szolgáltató biztosítja, az aláíró személyéhez egyértelmű kapcsolható, képes érzékelni a dokumentum módosítását, és jogilag teljesen egyenértékű a két tanú elött történő aláírással.

Milyen aláírásra van szükség az üzleti életben?

Cégvezetőként az első kérdés, amit érdemes feltenni: milyen dokumentumokat kívánunk elektronikusan aláírni? Egy belső jóváhagyásra, például egy munkavállalói nyilatkozatra, elegendő lehet egy egyszerű aláírás. Ugyanakkor szerződéskötéshez, pénzügyi megállapodásokhoz vagy hatósági ügyintézéshez már a fokozott biztonságú vagy minősített aláírás javasolt – sőt, néhol kötelező.

Az üzleti kockázatok minimalizálása érdekében érdemes legalább fokozott biztonsági szintű aláírást alkalmazni, amely biztosítja a dokumentum sértetlenségét és visszakövethetőségét.

Az alairom.hu CollectSign szolgáltatása korszerű, jogilag hiteles megoldást nyújt PDF-dokumentumok elektronikus kitöltésére és aláírására. A rendszer támogatja a tanúsítvány alapú digitális fokozott biztonságú (AES) és a minősített elektronikus aláírásokat (QES), valamint lehetőséget biztosít fokozott biztonságú (AES) biometrikus kézi aláírásra is – mindezt az európai uniós és magyar jogszabályoknak megfelelően.

Elfogadják a bíróságok is?

Igen. Az eIDAS rendelet alapján a minősített elektronikus aláírás automatikusan bizonyító erejű az egész EU-ban – így Magyarországon is. Ez azt jelenti, hogy a bíróságok kötelesek elfogadni a joghatással bíró e-aláírással ellátott dokumentumokat.

Mit nyer vele egy cégvezető?

A jogi érvényesség mellett az elektronikus aláírás bevezetése idő- és költségmegtakarítást, valamint folyamati hatékonyságot is hoz. Nincs több nyomtatás, postázás, szkennelés – minden dokumentum digitálisan, gyorsan és visszakövethetően kezelhető.

Emellett a digitalizációs törekvések részeként az e-aláírás a vállalatról is innovatív, haladó képet közvetít – ami nemcsak a partnerek, hanem a munkavállalók szemében is előnyt jelent.

Mire figyeljünk a szolgáltató és a megoldás választáskor?

Az e-aláírás jogi ereje nagymértékben függ attól, hogy milyen szolgáltatót választunk. Érdemes olyan partnert keresni, aki:

•  Megfelel az eIDAS szabályozásnak
•  Tanúsított aláírási megoldást kínál
•  Biztosítja az adatvédelmi és IT-biztonsági követelményeket
• Integrálható a vállalat meglévő rendszereibe (pl. CRM, ERP)

Ezek a szempontok nemcsak a jogi biztonságot, hanem a hosszú távú működőképességet is garantálják.

Ha szeretnéd, hogy céged is rálépjen a digitalizáció útjára, és kihasználja az elektronikus dokumentumkezelés és aláírás nyújtotta előnyöket, érdemes felvenned velünk a kapcsolatot. Ismerd meg a CollectSign szolgáltatást – kérj bemutatót –, egy modern, biztonságos és jogilag elismert megoldást, amely megkönnyíti a mindennapi adminisztrációt és gyorsítja az üzleti folyamatokat.

Az elektronikus aláírás jogilag igenis érvényes, de alkalmazzuk tudatosan. Cégvezetőként kulcsfontosságú felismerni, hogy a megfelelő szintű e-aláírás nemcsak technológiai újítás, hanem stratégiai döntés is. Segít versenyelőnyt szerezni, növeli az üzleti biztonságot, és megfelel a mai digitális elvárásoknak.

Az e-aláírás már nem a jövő – hanem a jelen működőképes és jogilag biztosított megoldása. A kérdés már nem az, hogy érvényes-e, hanem az, hogy mikor vezeted be a saját cégednél.

Keress minket, és kérd ajánlatunkat: info@alairom.hu +36 70 / 610 6963