Innovatív dokumentumkezelés – Elektronikus aláírások a CollectSign-nal

Az elektronikus aláírások világa folyamatosan bővül, és egyre fontosabb szerepet játszanak a modern üzleti folyamatokban, mivel gyors, biztonságos és papírmentes dokumentumhitelesítést tesznek lehetővé. Ebben a bejegyzésben bemutatjuk, hogyan működik az elektronikus aláírás a CollectSign szolgáltatás segítségével.

A CollectSign egy innovatív informatikai rendszer, amely lehetőséget biztosít PDF dokumentumok feltöltésére és hiteles kézi aláírására. Ez a rendszer lehetővé teszi a dokumentumok és az aláírási folyamatok rugalmas kezelését és nyomon követését. Emellett a rendszerben regisztrálhatók azok az eszközök (például mobiltelefonok, tabletek, Wacom aláíró padok), amelyeken a kézi aláírásokat elvégezhetjük.

Dokumentumok aláírása a CollectSign webes felületén

A CollectSign webes felülete kétféle aláírási lehetőséget kínál:

WebSign alkalmazás böngészőn keresztül: Ez az opció nem igényel semmilyen programtelepítést. Az aláírási folyamat teljes egészében a webes felületen keresztül zajlik, ami egyszerű és gyors megoldást jelent. Egyszerűen az e-mail értesítőben érkezett dokumentumot, megnyitjuk, elolvassuk és biometrikus aláírásunkkal hitelesítjük.

mySigno/SignPad alkalmazás: Ebben az esetben szükség van a mySigno/SignPad program telepítésére az aláíró eszközre. Amennyiben az alkalmazás már telepítve van, az aláíró választhat a program telepítése nélküli webes aláírás vagy a telepített programmal történő aláírás között. A mySigno/SignPad telepített változatot, főleg abban az esetben szükséges használni, amennyiben olyan laptopon/táblagépen szeretnénk a dokumentumot aláírni, amely eszköz nem képes a biometrikus adatokat továbbítani, így Wacom aláíró padot kell a laptophoz csatlakoztatni. (Az egérrel történő aláírást a CollectSign rendszer nem támogatja!)

Az aláírások helyszínei

Helyszíni aláírási folyamat

Ha minden aláíró fél jelen van, a dokumentum feltöltése és az aláírási folyamat a mySigno/SignPad alkalmazásban is történik a belépett felhasználó eszközének – ez lehet tablet, mobil, PC-aláíró pad stb. – segítségével. A helyszíni aláírásra WebSign (a program telepítés nélküli) alkalmazással is lehetőség van. Ilyenkor az aláírók nem kapnak értesítő e-mailt az aláírandó dokumentumról. Ez a megoldás ideális például átadás-átvételi bizonylatok, helyszíni jegyzőkönyvek, ügyfélszolgálati űrlapok vagy olyan szerződések aláírására, ahol a felek jelen vannak.

Távoli aláírási lehetőség

Nem szükséges minden aláíró félnek személyesen jelen lenni az aláíráskor. A CollectSign rendszer lehetőséget kínál a távoli aláírásra is. Ebben az esetben az aláírók értesítő e-mailt kapnak az aláírandó dokumentumról, és az aláírási folyamat az e-mailben található "MEGTEKINT" és "ALÁÍR" linkekre kattintva történik. Az aláírók választhatnak a program telepítés nélküli aláírás (WebSign) vagy a telepített mySigno/SignPad alkalmazás használata között. Ez a megoldás különösen hasznos például szerződéskötések vagy megrendelő visszaigazolások esetén.

Hasznos és praktikus funkciók

Aláírók sorrendjének meghatározása: A CollectSign rendszer lehetőséget biztosít az aláírók sorrendjének meghatározására a „Fix aláírási sorrend” funkcióval. Az aláírók a megadott sorrendben kapnak értesítést az aláírandó dokumentumról. A soron következő aláíró akkor kap értesítést, ha az előtte lévők már aláírták a dokumentumot.

Határidők beállítása az aláírási folyamatokhoz: Minden aláírási folyamathoz beállítható egy egyedi időbeli érvényesség. Ha az aláírás nem fejeződik be a megadott határidőn belül, akkor a lejárati idő előtt 3 nappal értesítő e-mailt kapnak az aláíró felek! Bizonyos jogosultság szintű felhasználóknak lehetőségük van az esetleg lejárt aláírási folyamatok újraindítására. Ez a funkció különösen hasznos például ajánlatok érvényességi idejének meghatározásakor.

Felhasználók csoportosítása a különböző jogosultságuk alapján: A CollectSign rendszerben a felhasználók különböző illetékességi szintjeik alapján különböző műveletek elvégzésére jogosultak.

●  „Vendég”-ként aláírhatjuk és letölthetjük a nekünk szóló dokumentumokat, de aláírási folyamatot nem tudunk indítani.

●   A „Felhasználó” ezen túl aláírási folyamatokat hozhat létre, indíthat el, és vendég jogosultsággal rendelkező aláírókat vehet fel.

●A „Területi vezető” minden, a területéhez tartozó aláírási folyamatot láthat, űrlapokat hozhat létre és szerkeszthet, valamint felhasználókat kezelhet.

● A „Felső vezető” pedig teljes hozzáféréssel rendelkezik, beleértve az összes aláírási folyamat és felhasználó kezelését, valamint a cég törzsadatainak és paramétereinek módosítását.

Nagy tömegű PDF aláírása: A CollectSign szolgáltatás lehetőséget nyújt arra, hogy nagyszámú, ügyfeleknek szánt PDF dokumentumot (pl. elektronikus számlák vagy havi egyenlegértesítők) digitálisan, tanúsítvánnyal ellátva cégszerűen aláírjunk és időbélyeggel lássunk el. Ebben az esetben nem történik aláírási folyamat, nincsenek aláírók; csak a digitális aláírás és az időbélyeg kerül rá a dokumentumra, amelyről a címzettek e-mail értesítést kapnak.

Archiválás és tárolás: A hitelesített dokumentumot elektronikus formában tárolhatóak és archiválhatóak.

Minősített tanúsítvány:  Az aláírási folyamat lezárásaként a CollectSign rendszer időbélyegzéssel és digitális aláírással hitelesíti és véglegesíti a dokumentumokat, biztosítva azok jogi érvényességét és integritását. Alapértelmezés szerint ez a CollectSign szolgáltatáshoz kapcsolódó, minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírást jelenti, amelyet egy magyarországi hitelesítő szolgáltató nyújt. Emellett lehetőség van arra is, hogy a saját cégtörzzsel rendelkező vállalatok saját aláíró tanúsítványt használjanak dokumentumaik végső digitális aláírásához. Az aláírt dokumentumokon az általuk beállított (saját) bélyegkép jelenik meg.

Az elektronikus aláírások, különösen a CollectSign rendszer segítségével, jelentősen megkönnyítik és felgyorsítják a dokumentumok hitelesítésének folyamatát. Akár helyszíni, akár távoli aláírásról van szó, a CollectSign rugalmas és biztonságos megoldást kínál, és jelentős mértékben hozzájárul ahhoz, hogy az üzleti folyamatok hatékonyabbak és papírmentesek legyenek. Tapasztald meg a különbséget! Vedd fel velünk a kapcsolatot, és csatlakozz elégedett ügyfeleink táborához, akik már sikeresen alkalmazzák a biztonságos, innovatív dokumentumkezelést! Keress minket és kérd ajánlatunkat: info@alairom.hu  ,  +36 70 / 610 6963