Eredményes konferenciát tudhatunk magunk mögött – 2. rész

Az InfoScope Kft. első alkalommal rendezett online konferenciát 2024.11.14-én, amelynek témája a Digitalizáció a HR-ben volt.  Ahogyan előző blogunkban ígértük, folytatjuk a téma feldolgozását, és ezúttal rendezvényünk másik meghívott előadójának gondolatait, szakmai észrevételeit összegezzük.

Itt is szeretnénk megköszönni az előadásban résztvevő cégeknek, hogy elfogadták a felkérésünket, valamint azokat a szuper prezentációkat, amelyekkel ténylegesen betekintést adtak a HR terület (elektronikus) világába!

Biggeorge Property Nyrt. 

A Biggeorge Property részéről Miksiné Barta Szilvia HR igazgató osztotta meg tapasztalatait, rávilágítva a felmerült piaci igényekre, a rendszer bevezetésének tanulságaira, és a jelenlegi alkalmazási területekre.

Elmondta, hogy előző munkaadója (egy nemzetközi cégcsoport) használt elektronikus dokumentumkezelést, és nem volt idegen számára a digitális aláírás világa sem, amely időszak kezdete egészen a COVID-ig vezethető vissza. Igazán ekkor lehetett érzékelni, hogy a HR terület számára mekkora erőfeszítés a szerződések aláírásának megszervezése. 

A HR adminisztráció nehézsége nemcsak akkor jelentkezik, ha külföldi a cég, hanem abban az esetben is, amennyiben a cég több telephellyel rendelkezik. A különböző helyszíneken dolgozó munkavállalók esetében a munkaszerződés aláírása, a dokumentumok forgatása még nehézkesebb feladat. Ahogyan az előadó megfogalmazta: „A papírmentes HR az én küldetésem.”

Szakértőnk megemlítette, hogy 2023 év elején, amikor a Biggeorge Property Nyrt.-hez került, a HR terület ki sem látszott a papírmunkából, a bérfejlesztéssel kapcsolatos, és a kötelező év eleji nyilatkozatok, igazolások miatt. Napokban mérhető munkaóra-mennyiséget tett ki ezek nyomtatása, borítékolása, postára adása, és jelentős időráfordítást igényelt a visszaérkezett és aláírt szerződések nyomon követése, szkennelése, páncélszekrényekben való archiválása is.

Arra a kérdésre, hogy a cég miért a CollectSign szolgáltatást választotta, az alábbi válaszokat kaptuk:

• Jogilag elfogadott megoldás
• A CollectSign rendszer előnye, hogy magyar nyelvű alkalmazásként is használható, de a többnyelvűség is megoldott, így nincsenek nyelvi akadályok
• Ár-érték arányban megfelelő szolgáltatás
• A céghez történő bevezetés óta – a fejlesztéseknek köszönhetően – a rendszer folyamatosan újabb funkciókkal bővül, plusz költség nélkül
• Hatékony ügyféltámogatás
• Lehetőség a már meglévő belső rendszerekkel való összekapcsolásra

Miksiné Barta Szilvia összefoglalta a CollectSign bevezetésének számszerűsíthető, mérhető eredményeit: 

• Órákban mérhető adminisztrációs igény napok helyett
• Gyors és nyomon követhető aláírási folyamat
• Nem kell a vezetőkre várni
• Távoli aláírás, akár mobilon
• A korrekciós igények kezelése egyszerű és gyors
• Elektronikus dokumentumtárolás 
• Nincs nyomtatási-, papír- és postaköltség
• Az archiválás időzíthető
• A felület egyben átmeneti tárhely is
• A kollégák szabadon kezelhetik saját dokumentumaikat a felületen

Kitért rá, hogy melyek azok a HR dokumentumok, amelyeket már digitálisan kezelnek, ezek közé tartoznak a szerződésmódosítások, tanulmányi szerződések, képzések jelentkezési lapjai, teljesítési igazolások, egyéb munkaügyi dokumentumok és az M30-as nyomtatványok. Az első munkaszerződést jelenleg minden esetben papír alapon kötik meg, de az ezt követő módosításokat már digitalizálják.

Amennyiben Ön is úgy gondolja, hogy cégénél a munkaszerződéssel kapcsolatos adminisztráció, a több telephely, sok aláíró, sok ügyfél, sok munkavállaló, sok aláírandó dokumentum kapcsán szükséges lenne a folyamatok egyszerűsítése, keresse hiteles kézi aláírást biztosító CollectSign megoldásunkat az alairom.hu oldalon.