Elektronikus aláírás cégeknek: lehetőség mikro-, kis- és középvállalkozásoknak

Jelen blog megszületését az élet hozta, és azokhoz a mikro-, kis- és középvállalkozásokhoz szeretnénk szólni, akik még nem bizonyosodtak meg róla, hogy a papír alapú dokumentumok tényleg leválthatóak-e.

Már többször írtunk arról, hogy a vállalkozások életét mennyire tudják megkönnyíteni -, nemcsak a költségeket, hanem a mindennapi működésüket illetően is - az elektronikus dokumentumkezelés és az alairom.hu szolgáltatásai, most viszont lássunk közvetlen példát egy 3 fős villanyszerelő vállalkozástól:

-        Minden vállalkozás tisztában van vele – a cég méretétől függetlenül –, hogy milyen sokféle feltételnek szükséges megfelelni a működés során. Rengeteg adminisztrációs terhet kell viselniük, és tudjuk, hogy a munka elvégzésének egyik legnagyobb korlátja az idő!

-        Egy-egy projekt a telefonon leegyeztetett munka helyszíni felmérésével, a felmért adatok alapján az árajánlat elkészítésével, és annak elfogadtatásával kezdődik.

-        Az árajánlatban részletesen meghatározott tételekről, határidőkről stb. a jogszabályoknak megfelelő szerződést kell készíteni és aláírni/aláíratni a megrendelővel.

-        Nem minden esetben a vállalkozó finanszírozza a beruházást, ezért szükséges az előlegfizetést és az egyéb pénzügyi műveleteket dokumentált formában nyilvántartani.

-        További feladatokat jelent az elvégzett napi munkákról nyilvántartást vezetni, az esetleges munkavállalók napi munkájáról és egyéb kötelezettségekről elszámolni, amennyiben szükséges azt a hatóságok részére – szinte – azonnal prezentálni.

-        A kinyomtatott papír az, ami mindig otthon marad, mert a létra, a fúrógép, a kábel, a rengeteg munkaeszköz mellett ez a legkisebb dolog, amire egy vállalkozó igazán szeretne időt fordítani. A „majd leírjuk egy cetlire” talán mindenki számára ismerős. Az esedékes iratok persze éppen akkor nincsenek kéznél, amikor a könyvelő kéri, hogy adjuk oda az abban a hónapban keletkezett papírokat, szerződéseket, munkalapokat, számlákat és egyéb dokumentumokat.

-        Azoknál a vállalkozásoknál, ahol az adminisztrációs feladatok elvégzésére nincs külön munkavállaló alkalmazva, ez a teher sajnos rengeteg időt és erőforrást vesz el a tényleges kivitelezéstől, a projektmunkára fordított időtől.

A fentiekből is látszik, hogy mennyi adminisztratív munka hárul a vállalkozásokra, amelyek az alairom.hu szolgáltatásával hatékonyan gyorsíthatóak, rendszerezhetőek, és ennek köszönhetően pedig tetemes mennyiségű idő és pénz takarítható meg. Az előző nap elkészített elektronikus dokumentumok a helyszínen egy nagyobb méretű telefonon vagy tableten a megrendelő részére bemutathatóak, elektronikus aláírással igazolhatóak és a jogszabályi előírásoknak megfelelően hitelesíthetőek. A továbbiakban nincs felesleges papír alapú dokumentáció, minden az informatika világában mozog. Az aláírt dokumentumok számítógépen tárolhatóak, előkereshetőek, rendszerezhetőek, a könyvelés és a hatóságok részére bármikor előhívhatóak, bemutathatóak. Mivel gondoltunk a vállalkozások költségeire is, így a CollectSign szolgáltatás egy vállalkozásra vetítve naponta 2-3 kávé árába kerülhet, amelyről pontosabb információ a https://alairom.hu/araink.html oldalon található.

Ha szükséged lenne még néhány információra az elektronikus dokumentumkezelés vagy a mikro-, kis- és középvállalkozások számára kínált elektronikus aláírás szolgáltatásainkról, ne habozz! Írd meg nekünk, miben segíthetünk vagy hívj bennünket, és lehet, hogy a következő körben a te kérdésedet dolgozzuk fel: E-mail címünk: info@alairom.hu Telefonszámunk: +36 70 / 610 6963